MỘT SỐ TRƯỜNG HỢP ỦY QUYỀN BẮT BUỘC PHẢI LẬP THÀNH VĂN BẢN
1.Ủy quyền đăng ký hộ tịch
Theo Điều 2 Thông tư số 04/2020/TT-BTP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính Phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch “Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 Luật hộ tịch (sau đây gọi là yêu cầu đăng ký hộ tịch) được ủy quyền cho người khác thực hiện thay; trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con thì không được ủy quyền cho người khác thực hiện, nhưng một bên có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền, không phải có văn bản ủy quyền của bên còn lại.
Việc ủy quyền phải lập thành văn bản, được chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.”
2. Ủy quyền xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1
Theo khoản 3 Điều 45 Luật Lý lịch tư pháp năm 2009: “Cá nhân có thể uỷ quyền cho người khác làm thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Việc uỷ quyền phải được lập thành văn bản theo quy định của pháp luật; trường hợp người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp là cha, mẹ, vợ, chồng, con của người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp thì không cần văn bản ủy quyền.”
3. Ủy quyền giao dịch
Theo Điều 101 Bộ luật Dân sự năm 2015: “Trường hợp hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân tham gia quan hệ dân sự thì các thành viên của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân là chủ thể tham gia xác lập, thực hiện giao dịch dân sự hoặc ủy quyền cho người đại diện tham gia xác lập, thực hiện giao dịch dân sự. Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản, trừ trường hợp có thỏa thuận khác. Khi có sự thay đổi người đại diện thì phải thông báo cho bên tham gia quan hệ dân sự biết.”
4. Ủy quyền khi mang thai hộ
Theo khoản 2 Điều 96 Luật Hôn nhân gia đình năm 2014: “Thỏa thuận về việc mang thai hộ phải được lập thành văn bản có công chứng. Trong trường hợp vợ chồng bên nhờ mang thai hộ ủy quyền cho nhau hoặc vợ chồng bên mang thai hộ ủy quyền cho nhau về việc thỏa thuận thì việc ủy quyền phải lập thành văn bản có công chứng. Việc ủy quyền cho người thứ ba không có giá trị pháp lý.”
5. Cổ đông ủy quyền cho người khác
Theo Điều 144 Luật Doanh nghiệp năm 2020: “1. Cổ đông, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức có thể trực tiếp tham dự họp, ủy quyền bằng văn bản cho một hoặc một số cá nhân, tổ chức khác dự họp hoặc dự họp thông qua một trong các hình thức quy định tại khoản 3 Điều này.
2. Việc ủy quyền cho cá nhân, tổ chức đại diện dự họp Đại hội đồng cổ đông phải lập thành văn bản. Văn bản ủy quyền được lập theo quy định của pháp luật về dân sự và phải nêu rõ tên cá nhân, tổ chức được ủy quyền và số lượng cổ phần được ủy quyền. Cá nhân, tổ chức được ủy quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải xuất trình văn bản ủy quyền khi đăng ký dự họp trước khi vào phòng họp.”
6. Người đại diện theo pháp luật duy nhất của doanh nghiệp khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình
Theo khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp năm 2020: “Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.”
7. Chủ tịch doanh nghiệp Nhà nước vắng mặt ở Việt Nam trên 30 ngày ủy quyền cho người khác thực hiện một số quyền, nghĩa vụ của Chủ tịch công ty
Theo khoản 7 Điều 99 Luật Doanh nghiệp năm 2020: “Trường hợp Chủ tịch công ty xuất cảnh khỏi Việt Nam trên 30 ngày thì phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện một số quyền, nghĩa vụ của Chủ tịch công ty; việc ủy quyền phải được thông báo kịp thời bằng văn bản đến cơ quan đại diện chủ sở hữu. Trường hợp ủy quyền khác thực hiện theo quy định tại quy chế quản lý nội bộ của công ty.”
8. Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt hoặc không thể thực hiện được nhiệm vụ của mình thì ủy quyền cho một thành viên khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng quản trị
Theo khoản 4 Điều 156 Luật Doanh nghiệp năm 2020: “Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt hoặc không thể thực hiện được nhiệm vụ của mình thì phải ủy quyền bằng văn bản cho một thành viên khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp không có người được ủy quyền hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị chết, mất tích, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì các thành viên còn lại bầu một người trong số các thành viên giữ chức Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc đa số thành viên còn lại tán thành cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng quản trị.”
9. Chủ tịch Hội đồng thành viên vắng mặt hoặc không đủ năng lực để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình ủy quyền cho một thành viên thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng thành viên
Theo khoản 4 Điều 56 Luật Doanh nghiệp năm 2020: “ Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên vắng mặt hoặc không thể thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình thì phải ủy quyền bằng văn bản cho một thành viên thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng thành viên theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp không có thành viên được ủy quyền hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên chết, mất tích, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì một trong số các thành viên Hội đồng thành viên triệu tập họp các thành viên còn lại bầu một người trong số các thành viên tạm thời làm Chủ tịch Hội đồng thành viên theo nguyên tắc đa số thành viên còn lại tán thành cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng thành viên.”
10. Đương sự hoặc người đại diện theo pháp luật của đương sự ủy quyền tham gia tố tụng hành chính
Theo khoản 3 Điều 60 Luật Tố tụng Hành chính năm 2015 sửa đổi, bổ sung năm 2019: “Người đại diện theo ủy quyền trong tố tụng hành chính phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, được đương sự hoặc người đại diện theo pháp luật của đương sự ủy quyền bằng văn bản.
Trường hợp hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân tham gia tố tụng hành chính thì các thành viên có thể ủy quyền cho một thành viên hoặc người khác làm đại diện tham gia tố tụng hành chính.
Trường hợp người bị kiện là cơ quan, tổ chức hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì người bị kiện chỉ được ủy quyền cho cấp phó của mình đại diện. Người được ủy quyền phải tham gia vào quá trình giải quyết toàn bộ vụ án, thực hiện đầy đủ các quyền và nghĩa vụ của người bị kiện theo quy định của Luật này.”
Và theo khoản 6 Điều 205 Luật Tố tụng Hành chính năm 2015 sửa đổi, bổ sung năm 2019: “Việc ủy quyền quy định tại các khoản 3, 4 và 5 Điều này phải được lập thành văn bản có công chứng, chứng thực hợp pháp, trừ trường hợp văn bản ủy quyền đó được lập tại Tòa án có sự chứng kiến của Thẩm phán hoặc người được Chánh án Tòa án phân công. Trong văn bản ủy quyền phải có nội dung đương sự ủy quyền cho người đại diện theo ủy quyền kháng cáo bản án, quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ giải quyết vụ án của Tòa án cấp sơ thẩm.”
11. Người Việt Nam định cư ở nước ngoài không thuộc đối tượng được mua nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất ở Việt Nam được nhận thừa kế thì ủy quyền cho người khác thuộc diện được nhận thừa kế quyền sử dụng đất nộp hồ sơ việc nhận thừa kế
Theo khoản 4 Điều 186 Luật Đất đai năm 2013: “Trường hợp trong số những người nhận thừa kế có người Việt Nam định cư ở nước ngoài không thuộc đối tượng được mua nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất ở tại Việt Nam còn những người khác thuộc diện được nhận thừa kế quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật về đất đai mà chưa phân chia thừa kế quyền sử dụng đất cho từng người nhận thừa kế thì những người nhận thừa kế hoặc người đại diện có văn bản ủy quyền theo quy định nộp hồ sơ về việc nhận thừa kế tại cơ quan đăng ký đất đai để cập nhật vào sổ địa chính.”
12. Người Việt Nam định cư ở nước ngoài không thuộc đối tượng được mua nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất ở Việt Nam được nhận thừa kế thì ủy quyền cho người khác thuộc diện được nhận thừa kế quyền sử dụng đất nộp hồ sơ việc nhận thừa kế
Theo khoản 5 Điều 186 Luật Đất đai năm 2013: “Người nhận thừa kế trong các trường hợp quy định tại điểm c khoản 3 và khoản 4 Điều này được ủy quyền bằng văn bản cho người trông nom hoặc tạm sử dụng đất và thực hiện nghĩa vụ theo quy định của pháp luật về đất đai và quy định khác của pháp luật có liên quan.”
13. Đương sự ủy quyền cho người khác tham gia tố tụng dân sự, trừ trường hợp ly hôn
Theo khoản 2 Điều 86 Bộ luật Tố tụng Dân sự năm 2015: “Người đại diện theo ủy quyền trong tố tụng dân sự thực hiện quyền, nghĩa vụ tố tụng dân sự của đương sự theo nội dung văn bản ủy quyền.”
14. Chủ nợ ủy quyền cho người khác tham gia Hội nghị chủ nợ
Theo khoản 1 Điều 77 Luật Phá sản năm 2014: “Chủ nợ có thể ủy quyền bằng văn bản cho người khác tham gia Hội nghị chủ nợ và người được ủy quyền có quyền, nghĩa vụ như chủ nợ.”
15. Người nộp đơn yêu cầu mở thủ tục phá sản, chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp, hợp tác xã mất khả năng thanh toán nếu không tham Hội nghị chủ nợ thì ủy quyền cho người khác tham gia
Theo khoản 1 Điều 78 Luật Phá sản năm 2014: “Người nộp đơn yêu cầu mở thủ tục phá sản quy định tại Điều 5 của Luật Phá sản 2014, chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp, hợp tác xã mất khả năng thanh toán có nghĩa vụ tham gia Hội nghị chủ nợ; trường hợp không tham gia được thì phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác tham gia Hội nghị chủ nợ và người được ủy quyền có quyền, nghĩa vụ như người ủy quyền.”
16. Người đại diện được người sử dụng lao động ủy quyền để thực hiện điều tra tai nạn lao động cấp cơ sở
Theo khoản 1 Điều 35 Luật An toàn vệ sinh lao động năm 2015: “Thành phần Đoàn điều tra tai nạn lao động cấp cơ sở gồm có người sử dụng lao động hoặc người đại diện được người sử dụng lao động ủy quyền bằng văn bản làm Trưởng đoàn và các thành viên là đại diện Ban chấp hành công đoàn cơ sở hoặc đại diện tập thể người lao động khi chưa thành lập tổ chức công đoàn cơ sở, người làm công tác an toàn lao động, người làm công tác y tế và một số thành viên khác.”
Trên là một số trường hợp bắt buộc ủy quyền phải lập thành văn bản theo quy định của pháp luật hiện hành./.