ỦY QUYỀN THEO QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT

Việc ủy quyền không quá đỗi xa lạ với mỗi chúng ta. Khi mà một người đang có một khối lượng công việc lớn hoặc trong tình huống không thể trực tiếp thực hiện được công việc, việc phân bổ và giao lại một phần công việc cho người khác hoặc nhờ người khác thay mình thực hiện công việc đó trở thành giải pháp tối cần thiết. Đây là biện pháp tức thời để giải quyết một cách hợp pháp và hợp lý những tình huống mà một người không thể tự mình hoặc trực tiếp thực hiện được công việc.

Tuy nhiên, luôn có rủi ro khi nhờ hoặc giao người khác thay mặt mình thực hiện. Chẳng hạn như họ lợi dụng việc được nhờ thực hiện để tư lợi riêng, sử dụng thẩm quyền được giao vượt quá phạm vi được cho phép, hoặc là không hoàn thành được công việc được giao như mong đợi. Do vậy, trong rất nhiều tình huống, pháp luật quy định rõ một số công việc khi được người khác thực hiện, nhất là khi có sự liên hệ trực tiếp tới các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền hoặc các cơ quan, cá nhân, tổ chức khác, thì bắt buộc phải có văn bản ủy quyền hoặc sự ủy quyền phải bằng văn bản, không phải bằng miệng hoặc qua lời nói. 

Theo ngôn ngữ pháp lý, ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền. Đa số tình huống việc ủy quyền phải bằng văn bản để bên thứ ba biết được chính xác nội dung, thời hạn, trách nhiệm của việc ủy quyền là gì. Trên thực tế, văn bản ủy quyền thường có 2 loại thường được nhắc tới và sử dụng, đó là giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền. 

Việc phân biệt 2 loại văn bản ủy quyền này chủ yếu thông qua hình thức ủy quyền và ký. Cụ thể, giấy ủy quyền thì chỉ cần xác lập bởi một bên là bên ủy quyền bởi đây được xem là hành vi pháp lý đơn phương của chính bên đó. Còn hợp đồng ủy quyền thì cần được xác lập bởi bên ủy quyền và bên được ủy quyền, bởi được xem như có sự thỏa thuận giữa 2 bên. Thật vậy, Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015 đã nêu định nghĩa của hợp đồng ủy quyền như sau: “là sự thoả thuận giữa các bên, theo đó bên được uỷ quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên uỷ quyền, bên ủy quyền chỉ trả thù lao nếu có thoả thuận hoặc pháp luật có quy định.”

Chỉ một số trường hợp cụ thể việc ủy quyền này mới bắt buộc phải công chứng theo quy định của pháp luật. Còn lại, các cá nhân, tổ chức thường thực hiện công chứng văn bản ủy quyền theo thông lệ hoặc tập quán của giao dịch. Ví dụ như các loại ủy quyền trong giao dịch liên quan đến đất đai, nhà cửa, công trình xây dựng, tài sản có giá trị lớn thường sẽ lập hợp đồng ủy quyền và sẽ có công chứng. 

Trong hoạt động tố tụng tại Tòa án nhân dân, việc cá nhân ủy quyền cho cá nhân thực hiện đại diện theo ủy quyền tham gia quá trình tố tụng cũng phải được ủy quyền bằng văn bản và có công chứng, chứng thực. Như quy định tại Điều 272.6 Bộ luật tố tụng dân sự 2015: “Việc ủy quyền quy định tại các khoản 3, 4 và 5 Điều này phải được làm thành văn bản có công chứng, chứng thực hợp pháp, trừ trường hợp văn bản ủy quyền đó được lập tại Tòa án có sự chứng kiến của Thẩm phán hoặc người được Chánh án Tòa án phân công.”

Riêng trường hợp tổ chức ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác thực hiện các công việc được ủy quyền thì có thể không cần phải công chứng đối với giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền. Bởi lẽ, theo quy định tại Điều 74.1 (d) của Bộ luật dân sự 2015, tổ chức có tư cách pháp nhân thì có đủ điều kiện nhân danh mình tham gia quan hệ pháp luật một cách độc lập, mà không cần một bên thứ ba chứng nhận, xác nhận cho việc tham gia quan hệ pháp luật đó. 

Ví dụ như Điều 12.1 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04/1/2021 về đăng ký doanh nghiệp có quy định về việc ủy quyền như sau:

“Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định sau đây:

1. Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.”

Như vậy, đa số đối với các vấn đề của cá nhân, khi có việc ủy quyền đều cần phải có văn bản ủy quyền có công chứng, chứng thực. Chẳng hạn như quy định tại Điều 2 Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28 tháng 5 năm 2020 của Bộ tư pháp quy định chi tiết một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch quy định về việc ủy quyền đăng ký hộ tịch cụ thể như dưới đây:

“1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 Luật hộ tịch (sau đây gọi là yêu cầu đăng ký hộ tịch) được ủy quyền cho người khác thực hiện thay; trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con thì không được ủy quyền cho người khác thực hiện, nhưng một bên có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền, không phải có văn bản ủy quyền của bên còn lại. 

Việc ủy quyền phải lập thành văn bản, được chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực. 

2. Trường hợp người đi đăng ký khai sinh cho trẻ em là ông, bà, người thân thích khác theo quy định tại khoản 1 Điều 15 Luật hộ tịch thì không phải có văn bản ủy quyền của cha, mẹ trẻ em, nhưng phải thống nhất với cha, mẹ trẻ em về các nội dung khai sinh.”

Tuy nhiên, do Điều 55 Luật Công chứng 2014 chỉ nêu việc công chứng đối với hợp đồng ủy quyền nên có thể hiểu chỉ có hợp đồng ủy quyền mới được công chứng, còn giấy ủy quyền thì không được quy định. 

Việc lập hợp đồng ủy quyền ngoài ra phải lưu ý về địa điểm, thời gian ký của người ủy quyền và bên được ủy quyền, nhất là trong trường hợp phải công chứng nếu không văn bản ủy quyền sẽ không có giá trị pháp lý hoặc không được công nhận. Một trong những trường hợp đó là khi 2 bên không ở cùng một địa điểm và không thể cùng lập và ký hợp đồng ủy quyền. Khi đó, Điều 55.2 Luật Công chứng 2014 đã quy định cụ thể như sau: 

“Trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng thì bên ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng hợp đồng ủy quyền; bên được ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng tiếp vào bản gốc hợp đồng ủy quyền này, hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền.”

Trên đây bài viết nhằm hỗ trợ cung cấp kiến thức pháp luật về việc ủy quyền. Nếu Quý khách hàng còn bất kỳ thắc mắc liên quan đến vấn đề trên hoặc cần được tư vấn pháp luật doanh nghiệp. Vui lòng liên hệ trực tiếp tới Luật sư của chúng tôi theo số HOTLINE: 0918918 672 – Luật sư Nguyễn Quang Thái – Luật sư đại diện Văn phòng Luật sư Nguyễn Quang Thái và Cộng sự.